Smart Office คืออะไร

          Smart office คือ ออฟฟิศที่นำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ เพื่ออำนวยความสะดวก ให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าพนักงานจะทำงานอยู่ที่ออฟฟิศ หรือที่บ้าน พนักงานต้องสามารถเชื่อมต่อกับออฟฟิศได้ รวมถึงสถานที่ทำงานจะต้องพร้อมในทุกๆ เวลาที่พนักงานต้องการเข้าออฟฟิศ และสามารถใช้ทุกพื้นที่ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพสูงสุด ช่วยประหยัดเวลากับปัญหาในออฟฟิศที่ไม่จำเป็น

ประโยชน์ของ Smart office

• เพิ่ม Productivity
            Hybrid Working รูปแบบการทำงานใหม่ขององค์กร ที่ Smart office จะเข้ามามีบทบาทมากขึ้น หนึ่งในเหตุผลหลักที่ได้รับความนิยมมากที่สุด คือ ช่วยเพิ่ม Productivity ให้กับพนักงาน ลดปัญหาในการจัดการพื้นที่ทำงานต่างๆ ที่ไม่เป็นระบบ ที่ส่งผลให้พนักงานเสียเวลากับงานที่ไม่ใช่งานในออฟฟิศ เช่น พนักงานสามารถจองพื้นที่ทำงานหรือจองห้องประชุมได้จากที่บ้านได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องเสียเวลาหาโต๊ะทำงานที่ว่าง หรือจองห้องประชุมไม่ได้ ซึ่งปัญหานี้จะสะสม จนทำให้องค์กรเสียทรัพยากรมากมายไปอย่างน่าเสียดาย
  
• Employee Experience
            เหตุผลที่สำคัญรองลงมาไม่แพ้กัน คือ Smart office ที่เอื้อต่อการทำงาน และตอบโจทย์จุดประสงค์ในการเข้าออฟฟิศ จะช่วยเพิ่ม Employee Experience สร้างประสบการณ์การทำงานที่ดีให้กับพนักงาน ในยุคที่องค์กรต่างปรับตัวเข้าสู่การทำงานแบบ Hybrid Working พนักงานมีอิสระในการเลือกสถานที่ทำงานที่เหมาะกับรูปแบบงานของวันนั้นๆ ได้ เช่น สามารถทำงานที่บ้านในวันที่ต้องโฟกัสกับงาน หรือเลือกเข้าออฟฟิศในวันที่มีประชุมกับทีม
• ผู้บริหารมีข้อมูลในการวางกลยุทธ์
            เมื่อมีการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในออฟฟิศ องค์กรจะมีข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับ Insight ในการใช้งานพื้นที่ออฟฟิศ ปริมาณและช่วงเวลาที่มีการใช้งานห้องประชุมและพื้นที่ทำงานต่างๆ รวมถึงจำนวนพนักงานที่ใช้ห้องประชุมในแต่ละครั้ง เพื่อนำมาวิเคราะห์ขนาดห้องประชุมภายในองค์กรได้อย่างแม่นยำ CEO หรือ HR สามารถนำข้อมูลมาวางกลุยทธ์การทำงาน Model Hybrid Working และการทำ Change Management เพื่อสร้างออฟฟิศที่เอื้อต่อรูปแบบการทำงานที่เหมาะสมกับพนักงานของตัวเอง ส่งผลให้เกิด ROI (Return on Investment) ในหลายๆ ด้าน
• เพิ่มความปลอดภัยให้กับออฟฟิศ
            ความปลอดภัยด้านสุขอนามัยภายในออฟฟิศเป็นเรื่องที่องค์กรต้องให้ความสำคัญ โดยเฉพาะในยุค สมัยนี้ ไม่ว่าจะเป็น Social Distancing การทำความสะอาดฆ่าเชื้อพื้นที่ต่างๆ ในออฟฟิศ เทคโนโลยีจะช่วยตอบโจทย์ในการเพิ่มความปลอดภัยให้กับพื้นที่ทำงาน เช่น HR กำหนด Flexible Working Policy โดยคำนึงถึงความหนาแน่นของพื้นที่ทำงานต่อจำนวนพนักงาน รวมถึงผู้ดูแลพื้นที่สามารถปิดพื้นที่ชั่วคราวเพื่อให้แม่บ้านทำความสะอาดฆ่าเชื้อ เพิ่มความมั่นใจให้กับพนักงาน
• ลด Cost พื้นที่ออฟฟิศ
            ค่าใช้จ่ายหลักๆ ขององค์กรนั้นมาจากค่าใช้จ่ายในการเช่าสำนักงาน ที่นับวันอัตราค่าเช่าจะเพิ่มขึ้นทุกปี และยิ่งองค์กรที่มีการเติบโตเพิ่มขึ้นก็มักจะขยายพื้นที่สำนักงานเพิ่มขึ้น สมัยก่อน Traditional office ที่มีการนั่งแบบ Fixed จะมีอัตราการใช้พื้นที่ทำงานต่อพนักงานหนึ่งคนมากกว่า Smart office เนื่องจากรูปแบบของออฟฟิศสมัยใหม่มีการปรับพื้นที่ทำงานให้เป็นพื้นที่ทำงานส่วนกลาง องค์กรใช้พื้นที่ต่อพนักงานน้อยลง ทำให้องค์กรสามารถปรับลดพื้นที่ที่ไม่จำเป็นลงได้ และการนำเทคโนโลยีเข้ามา จะช่วยให้องค์กรบริหารจัดการพื้นที่ทำงานในออฟฟิศได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยลดปัญหาการจองห้องประชุมและพื้นที่ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นปัญหาการจองซ้อนและจองกั๊กกัน หรือคนที่มาก่อนจะได้สิทธิในการเลือกก่อน
  
• ดึงดูดพนักงานใหม่
            ออฟฟิศรูปแบบใหม่มีการจัดพื้นที่ทำงานด้วยแนวคิด Activity-Based Working วางกลยุทธ์พื้นที่ทำงานให้เข้ากับการทำงานแต่ละกิจกรรมของพนักงาน เช่น Focus Area สำหรับงานที่ต้องการใช้สมาธิคนเดียว และ Collaborative Area งานที่เหมาะกับการ Brainstorm กับทีม ซึ่งการจัดพื้นที่ทำงานในรูปแบบนี้จะช่วยให้พนักงานมีอิสระในความคิด รวมถึงเกิดไอเดียใหม่ๆ ในการทำงานมากขึ้น ส่งผลให้ดึงดูดพนักงานใหม่ๆ อยากเข้ามาทำงาน ส่วนพนักงานเดิมก็อยากทำงานกับองค์กรต่อไป

ตัวอย่างการทำ Smart Office ในพื้นที่บริเวณต่างๆ
          การจัดรูปแบบ Smart office นอกจากจะต้องมีการเปลี่ยนรูปแบบการจัดผังที่นั่ง ยังต้องจัดแบ่งพื้นที่ออฟฟิศออกเป็น 3 โซนต่างๆ โดยการนำ Workplace Technology เข้ามาบริหารจัดการแต่ละพื้นที่อย่างเหมาะสม ดังนี้

1. Public Zone (พื้นที่สีขาว) พื้นที่สำหรับต้อนรับผู้มาติดต่อ องค์กรควรมีเทคโนโลยี Visitor Management System สำหรับคัดกรองผู้มาติดต่อและพนักงานไว้ที่บริเวณนี้ เพื่อคัดกรองเบื้องต้น ตรวจวัดอุณหภูมิ เพิ่มความมั่นใจและความปลอดภัยด้านสุขอนามัยในการผ่านเข้าไปพื้นที่ภายในองค์กร
   
2. Semi - Private Zone (พื้นที่สีเทา) พื้นที่ส่วนกลางของออฟฟิศจะเป็นการจัดโซนพื้นที่แบบ Co-Working Space ที่นำเทคโนโลยี Hot desk booking รวมถึงระบบ Smart Locker สำหรับพนักงานและผู้มาติดต่อมาไว้ยังพื้นที่บริเวณนี้
3. Private Zone (พื้นที่สีน้ำตาล) พื้นที่ทำงานและห้องประชุมของแผนกต่างๆ โดยนำเทคโนโลยี Meeting room booking และ Dynamic Access Control เพื่อกำหนดสิทธิ์ในการเข้าพื้นที่ทำงานของออฟฟิศ โดยพนักงานจะสามารถจองพื้นที่ทำงานต่างๆ ได้ง่ายดายผ่าน Mobile Application

สำหรับ Smart Office ปี 2024 องค์กรจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในพื้นที่ออฟฟิศ เพื่อให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเพิ่มความปลอดภัยด้านสุขอนามัยมากขึ้น รวมถึงเทคโนโลยีจะช่วยให้พนักงานสามารถเชื่อมต่อออฟฟิศได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน เพื่อรองรับการทำงานแบบใหม่ Hybrid Working 

ท่านใดที่สนใจเรื่อง Smart Office สามารถติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ ดีทราน เทคโนโลยี 02 114 8369 หรือ info@dtrantech.com เรามีทีมงานที่เชี่ยวชาญในด้านการออกแบบโซลูชั่นสำหรับ Smart Office ที่พร้อมให้คำปรึกษา และแนะนำแนวทางในการทำ Smart Office